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Tobias Rücker e.K
Im kleinen Steinbach 4
74354 Besigheim

Telefon: +49 7143 831075

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Teambesprechung

Neben den jährlichen Mitarbeiter- und Zielgesprächen ist die Teambesprechung ein effektives Tool der Personalführung und der Weiterentwicklung für die Zahnarztpraxis und das zahntechnische Labor. Hier bekommen die Sichtweisen, Interessen und auch Bedürfnisse und einzelner Teammitglieder Raum, was für den Praxiserfolg/Laborerfolg von großem Nutzen ist. Mittels einer offenen Kommunikation fordern und fördern Sie Ihre Kollegen und Kolleginnen. Das steigert die Motivation, und Missverständnisse werden frühzeitig erkannt und gelöst, Konflikte entstehen nicht oder können über den kleinen Dienstweg rechtzeitig entkräftet werden.

Offene Kommunikation ist das Schlagwort!

Das klingt einfach und einleuchtend, aber in der Realität sehen Teamsitzung oft anders aus. Meist gibt es eine schier endlos erscheinende Liste mit Problempunkten. Der Chef oder der/die Praxismanager/in führt das Wort, und die Mitarbeiter sitzen mit gesenktem Kopf in der Runde. Vielleicht gibt es eine Tasse Kaffee und jemand hat ein Pausenbrot in der Hand, weil die Zeit für die Gesprächsthemen wie so oft viel zu knapp ist. Häufig dauert die Besprechung deutlich länger als ursprünglich geplant, und am Ende lautet das Fazit: „Viel besprochen, aber es ändert sich nichts oder nur wenig“.

Denn Ansprechen ist nicht = lösen des Problems! Kommt Ihnen das bekannt vor?

Sie kennen also das Problem es ändert sich nicht? Wir zeigen Ihnen typische Fallen bei Teamsitzungen auf! Der Ablauf und die Organisation von Teambesprechungen müssen strukturiert und vorab durchdacht werden. Ein gutes Qualitätsmanagement unterstützt Sie auch bei der Durchführung der Teammeetings.

1. Schritt: Klärung des Praxis-/Labornutzen

Klären Sie zunächst mit Ihrem Praxis-/Laborinhaber, wie er zu Teambesprechungen steht. Sollte er bisher nicht wirklich den Nutzen erkennen oder durch schlechte Erfahrungen schon resigniert haben, sollten Sie die Vorteile für ihn versuchen Sie zu erläutern, mit welchen Kriterien regelmäßige Teammeetings sinnvoll sind. Erläutern Sie die klar definierten Abläufe einer strukturierten Besprechung und zeigen Sie anhand von Beispielen die Vorteile auf, der für die Zahnarztpraxis/das zahntechnische Labor daraus entsteht. Legen Sie auch gleich ein regelmäßiges Intervall fest. Oft spricht man bei Unarten von liebgewonnen Gewohnheiten – Nutzen sie die „neue Gewohnheit“ positiv!

2. Schritt: Zeitliche Koordination

In welchen Intervallen Teamsitzungen veranstaltet werden sollten, hängt von der individuellen Situation und dem Gesprächsbedarf in der zahnärztlichen Praxis/ im zahntechnischen Labor ab: Stehen einschneidende Veränderungen an wie ein Inhaberwechsel, oder die Neuordnung des Unternehmenskonzepts sind wöchentliche Meeting empfehlenswert. In kleineren Labor- oder Praxisteams, die bereits aufeinander eingespielt sind, reicht möglicherweise ein vierteljährlicher Besprechungstermin aus.

Eine Themenliste ist ein guter Maßstab um die Intervalle der Teamsitzungen festzulegen. Sollten immer wieder unerledigte Punkte zurückbleiben, sollte man darüber nachzudenken, ob die Besprechungen in kürzeren Abständen abgehalten werden.

Legen sie die Termine für 12 Monate im Voraus fest. Immer am selben Tag zur selben Uhrzeit. Sollten sie viele Mitarbeiterinnen in Teilzeit beschäftigen, liegt es an ihnen ob sie die Teamsitzungen an variablen Wochentagen abhalten um so viele Angestellte wie möglich in die Teamsitzungen einzubinden.

3. Schritt: Themenliste

Hinterlegen sie die Themensammlung an einem festvereinbarten Ort. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein Dokument in Ihrem PC anlegen, eine Liste aushängen oder ein Heft führen. Wichtig ist nur, dass alle Teammitglieder darauf Zugriff haben. Alle Teammitglieder sollten die Möglichkeit haben, sich auf die jeweiligen Themen vorzubereiten und nicht mit „bösen“ Überraschungen rechnen müssen.

4. Schritt: Themenbewertung

Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Der Arbeitgeber legt die Reihenfolge fest, indem er bestimmt, welches er für die wichtigsten Themen hält. Oder die Praxismanagerin legt diese gemeinsam mit ihm fest, oder Sie entscheiden gemeinsam mit dem Team, was die höchste Priorität hat. Als Team die Themenauswahl zu treffen hat den großen Vorteil, dass sich Ihre Mitarbeiter/innen mit eingebunden fühlen.

5. Schritt: Moderation und Schriftführung

Ein Teammitglied sollte die Moderation des Meetings übernehmen. Für jedes Thema sollte der Moderator eine Zeitspanne festlegen um gezielt zu den weiteren Gesprächspunkten überzuleiten. Damit die Themen nach der Besprechung nicht sofort verdrängt werden, sollte der Schriftführer diese dokumentieren.

Nutzen Sie ein Formular, dass Sie dabei unterstützt, die Themen und die Ergebnisse zu erfassen. Lesen sie die Gesprächsnotizen den Mitarbeitern nochmals vor, damit keine Missverständnisse entstehen. Im Folgenden übertragen Sie das Protokoll in den Maßnahmenplan. Dieser legt fest:

-          Was wird verändert?

-          In welchem Zeitraum?

-          Wer überprüft den Erfolg?

6 Schritt: Ablage

Das Protokoll wird erst in einem Ordner abgelegt, nachdem alle Teammitglieder Kenntnis davon genommen haben und dies mit ihrer Unterschrift bestätigt haben. Abgeheftet wird das Protokoll gemeinsam mit der Themenliste und dem Maßnahmenplan. Der Maßnahmenplan sollte erst nach erfolgreicher Umsetzung endgültig abgeheftet werden.

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